CONSEILS - Trier les papiers permet de ne pas accumuler et de faire de la place dans ses placards. Avant de tout jeter, il faut vérifier la durée de conservation minimale des documents immobiliers.

SI VOUS ÊTES LOCATAIRE, IL EST RECOMMANDÉ DE CONSERVER VOS QUITTANCES, BAUX ET FACTURES PENDANT AU MOINS TROIS ANS.

Quand on pense aux documents immobiliers, on peut croire que cela ne concerne que les propriétaires. Pourtant, ce n’est pas le cas. Les locataires détiennent aussi des documents immobiliers. Et ces fameux papiers ne se résument pas simplement au titre de propriété pour le propriétaire et au bail pour le locataire. D’autres documents sont, en effet, considérés comme des documents immobiliers et doivent donc être conservés pendant un certain temps.

Documents immobiliers: de quoi parle-t-on?

Pour le propriétaire, tout ce qui est lié à l’acte de vente doit être conservé. Quand on achète un bien, on contracte dans certains cas un prêt immobilier. Les documents bancaires font donc partie des papiers immobiliers. Le contrat d’assurance du prêt, celui du bien immobilier sont d’autres documents importants. S’il y a une hypothèque liée à l’achat du bien, toute cette documentation doit être gardée précieusement. Pour les copropriétaires, tous les procès-verbaux du syndic sont à conserver également. Propriétaire et locataire doivent aussi avoir dans leurs dossiers les factures liées au bien: électricité, gaz et autres factures énergétiques, travaux, diagnostics immobiliers, quittances de loyer… Les documents fiscaux sont bien évidemment dans la liste des documents à ne pas jeter. En cas de doute, mieux vaut conserver les papiers. Avoir une version numérique à disposition est toujours une bonne idée. En cas de perte d’un document important tel qu’un acte de propriété, cela peut être très utile. Certains documents numériques ont aussi une valeur juridique. Il est possible de s’informer à ce sujet sur le site service-public.fr.

Pourquoi conserver les documents immobiliers?

La vente immobilière, l'achat immobilier, la location d’un bien immobilier impliquent de nombreux acteurs et des transactions pécuniaires plus ou moins conséquentes. De nombreuses raisons peuvent nécessiter de se référer à d’anciens documents. Un nouveau propriétaire peut découvrir, après l’achat, un vice ou un défaut dans le logement. L’ancien propriétaire doit parfois prouver sa bonne foi en présentant diverses preuves d’actions menées en amont, comme des travaux. Les autorités fiscales ont le droit d'investiguer sur plusieurs années antérieures pour savoir si une personne est en règle. Un locataire a, dans certains cas, besoin de présenter des quittances de loyer pour obtenir un nouveau logement. Les exemples en ce sens sont nombreux. Pour se protéger au maximum, il est préférable de conserver les documents liés à la propriété ou à la location d’un bien pendant de nombreuses années. Cela est valable tant pour un propriétaire que pour un locataire.

Quel que soit le document, en cas de litige, il devient une preuve et vous permet de justifier de votre bonne foi, mais aussi d’obtenir réparation pour un préjudice. Par ailleurs, la plupart de ces documents sont utiles auprès des banques et de l’administration pour acheter un nouveau bien. Pour une location, c’est aussi important de présenter un dossier complet. Cela permet de prouver la solvabilité du locataire.

Combien de temps garder les documents immobiliers?

La durée de conservation varie en fonction des documents immobiliers. Forcément, certains sont plus importants que d’autres. Certains peuvent être conservés uniquement en version numérique. D’autres doivent absolument être conservés en version papier. L’acte de propriété doit être conservé au-delà de la propriété du bien. La durée recommandée est de 30 ans. Pour la promesse de vente, cette durée est réduite à dix ans. Le notaire doit, de son côté, le conserver 75 ans. Et une copie d’un acte de vente reste disponible à vie du côté des archives publiques. En cas de perte de ce précieux document, il y a toujours un moyen pour le récupérer. Les documents liés à un prêt immobilier doivent évidemment être conservés jusqu’au paiement de la dernière échéance et au moins deux ans après cette date. Les factures liées à la vie du bien immobilier sont à garder pendant cinq ans. Cependant, la plupart des fournisseurs offrent la possibilité de recevoir des factures électroniques, ce qui rend l’archivage plus facile pour les particuliers.

Côté locataire, il est recommandé de conserver les quittances, baux, factures pendant au moins trois ans. Dans tous les cas, garder des copies numériques est toujours une option à privilégier. En cas de problème, même s’ils n’ont pas toujours une valeur juridique, ils peuvent être utiles. Pour une facture liée à des travaux dans un bien vendu ou loué, le temps de conservation minimal est de dix ans. Certains biens sont couverts par la garantie décennale, durant toute cette période la présentation de certaines factures peut être requise par une compagnie d’assurances. Par ailleurs, tout document comptable doit être gardé pendant une décennie. Pour la documentation fiscale (impôts, avis d’imposition…), le délai est de six ans.

(Par la rédaction de l'agence hREF)

(Source: challenges.fr - Image : fr.freepik.com photo créé par asier_relampagoestudio)